2007-09-15

Google 文件的發佈功能 & 2008 政府機關行事曆

這個 Google 文件線上的文書編輯服務還叫 Writely 的時候我就在使用了,一直以來都是當作線上文字檔編輯器,用來撰寫或撰寫生活和工作上需要的文字記錄工作,那時候也發現除了它強大線上編寫的能力之外,還有協同編輯、分享和發佈的功能,但,玩過一兩次知道就沒再使用過(實在用不到)。後來加入了試算表支援,其實完全沒用過(因為,我不會用 Excel 之類的試算表啊~),甚至有謠言說要加入 Presentation (就是對應 M$ Office 中 PowerPoint 的服務),這麼強大的線上編輯器我還是拿來當網頁排版和記事本而已。有天在 Angelo 的 Blog 看到一篇文章,啊!把人事行政局公布的行事曆 Excel 檔直接嵌到 Blog 文章中(還有利用 Google Calendar),那個檔案是透過 Google 文件來發佈分享的,有趣又方便的用法啊!看起來語法也都是 Google 產生的,於是乎我也想試一下,就搞了這一篇文章。

流程很簡單,只要你有 Google 帳號,並且啟用 Google 文件的服務,到人事行政局下載行事曆的 Excel 檔存到電腦裡,利用 Google 的上傳文件功能存到 Google Docs,瀏覽一下,你就可以在線上操作使用這個 Excel 檔了(當然,該檔已經被轉換成 Google Spreadsheet、Google 自己的試算表了)。接下來編輯它,右上角有分享和發佈的標籤,點下發佈就產生了一個連結的網址,任何人都可以用唯獨的方式來觀看該檔案(如果要能協同編輯更改,那對方也要有開通該服務,並且讓你加入允許編輯的參與者清單)。發佈完有了網址,下面還有個「更多發佈選項」,哇!可以根據你的需求,更改發佈的檔案格式(純文字檔、Excel、PDF 甚至 RSS),甚至產生嵌入網頁 Blog 的程式碼(是滴,用的正是 iframe 的語法),把程式碼貼進 Blog,要嵌入一個文件到 Blog、對方又不用裝 Excel 的動作就完成啦!如同下面的範例:

這有什麼了不起呢?假設你有一個 Release Note、Track List、報價單或是多人參照的文件檔,以前的作法就是更改、另存新檔、轉寄或是發佈出來,給相關人等參考,一旦有變動又希望留下紀錄,電腦裡面同一個檔案可能要存個幾十幾百次,然後放上網站公布,或寄來寄去、往來的郵件都有這個附件檔。透過 Google 文件這類的發佈方式,該服務本身就有提供「修訂版本」、去記錄每次變更存檔的記錄,並提供各種格式或內嵌網頁的公開發佈,甚至也可以用 RSS 訂閱該檔案的變動情形,這樣才是充分共享資源、成本又低、又不會浪費空間和減少無謂 E-Mail 往來的文件分享方式,不但可以滿足以上類似的需求,甚至可以用在專案管理,或是群組工作的應用,玩法就更多樣化更有彈性啦!

回應: 2

Angelo 提到...

謝謝你提到我的文章,Google文件這個好工具希望分享給更多人知道,順便補充一下:
Google 文件之協同合作應用
Google 文件 應用實例

?? 提到...

希望政府在今年開放16遂可以考取機車駕照或者開放可以慷50CC的機車
這樣大家方便 政府也方便 拜託 行行好

張貼留言

歡迎隨便亂哈啦留言或發表意見,不過要理性不做人身攻擊~匿名的朋友得到回應的速度會比較慢喔~
請注意發問相關的禮貌和規矩,不當留言、和本文無關的回應可能會被直接刪除無視喔!