Google 文件的發佈功能 & 2008 政府機關行事曆

這個 Google 文件線上的文書編輯服務還叫 Writely 的時候我就在使用了，一直以來都是當作線上文字檔編輯器，用來撰寫或撰寫生活和工作上需要的文字記錄工作，那時候也發現除了它強大線上編寫的能力之外，還有協同編輯、分享和發佈的功能，但，玩過一兩次知道就沒再使用過（實在用不到）。後來加入了試算表支援，其實完全沒用過（因為，我不會用 Excel 之類的試算表啊～），甚至有謠言說要加入 Presentation (就是對應 M$ Office 中 PowerPoint 的服務)，這麼強大的線上編輯器我還是拿來當網頁排版和記事本而已。有天在 Angelo 的 Blog 看到一篇文章，啊！把人事行政局公布的行事曆 Excel 檔直接嵌到 Blog 文章中（還有利用 Google Calendar），那個檔案是透過 Google 文件來發佈分享的，有趣又方便的用法啊！看起來語法也都是 Google 產生的，於是乎我也想試一下，就搞了這一篇文章。

流程很簡單，只要你有 Google 帳號，並且啟用 Google 文件的服務，到人事行政局下載行事曆的 Excel 檔存到電腦裡，利用 Google 的上傳文件功能存到 Google Docs，瀏覽一下，你就可以在線上操作使用這個 Excel 檔了（當然，該檔已經被轉換成 Google Spreadsheet、Google 自己的試算表了）。接下來編輯它，右上角有分享和發佈的標籤，點下發佈就產生了一個連結的網址，任何人都可以用唯獨的方式來觀看該檔案（如果要能協同編輯更改，那對方也要有開通該服務，並且讓你加入允許編輯的參與者清單）。發佈完有了網址，下面還有個「更多發佈選項」，哇！可以根據你的需求，更改發佈的檔案格式（純文字檔、Excel、PDF 甚至 RSS），甚至產生嵌入網頁 Blog 的程式碼（是滴，用的正是 iframe 的語法），把程式碼貼進 Blog，要嵌入一個文件到 Blog、對方又不用裝 Excel 的動作就完成啦！如同下面的範例：

這有什麼了不起呢？假設你有一個 Release Note、Track List、報價單或是多人參照的文件檔，以前的作法就是更改、另存新檔、轉寄或是發佈出來，給相關人等參考，一旦有變動又希望留下紀錄，電腦裡面同一個檔案可能要存個幾十幾百次，然後放上網站公布，或寄來寄去、往來的郵件都有這個附件檔。透過 Google 文件這類的發佈方式，該服務本身就有提供「修訂版本」、去記錄每次變更存檔的記錄，並提供各種格式或內嵌網頁的公開發佈，甚至也可以用 RSS 訂閱該檔案的變動情形，這樣才是充分共享資源、成本又低、又不會浪費空間和減少無謂 E-Mail 往來的文件分享方式，不但可以滿足以上類似的需求，甚至可以用在專案管理，或是群組工作的應用，玩法就更多樣化更有彈性啦！